会议策划如何合理安排活动人员配置

对于一场会议活动，如何让会议顺利举办，人员配置非常重要。对于活动公司来说，一个项目团队的组成主要包括活动经理人、策划人员、编导人员、制片人员、技术人员、企宣人员、行政法务人员，这六个类别人员的工作内容和分工各不相同，但是他们之间就像一个还原的魔方的六个面一样，每个面都相互关联，并且内部存在着一定的逻辑关系，任何一面不完整，整个魔方就不可能还原完全。因此，要让各部门各工种都能充分发挥作用，就要对这六类人员做一个系统性的人员规划。同时，作为团队的管理者，更要了解每一个工种的特点以及团队中每个成员的优势和特长。

以策划为例，策划需要很强的专业性技能和方法，因此，策划人员的特长和兴趣点可能不尽相同，这正好与活动行业范围广、类别多的特点相对应。有些人可能擅长商业推广、选秀类活动的策划，有些人则偏重旅游景点节庆活动的策划，有些人可能擅长公益慈善类活动的策划、有些人则可能偏好体育赛事类活动的策划，而作为团队管理者，要根据不同的项目和需求来进行人员的重新组合和调配，让组合后的各工种人员能够充分发挥自己的特长，将优势最大化。


在在过去的工作和实践中，我们对如何建立一支高效的项目团队和志愿者队伍进行了总结，主要包括以下要点：

团队的规模要适当、易于管理。最有效率的团队包含2到25人，而其中的大多数不超过10人。选择适当的人员来组成团队，团队成员的知识结构应该合理搭配。

团队的领导者需要得到更为专业的培训或具备专业经历，甚至具备个人魅力和感召力。整个团队需要一套系统的专业的培训，借助培训来更好地完成任务。团队成员之间，组织机构的成员之间任务要明确，且要互相信任，互相支持。

在工作人员和组织机构之间需要平行及垂直的交流，要赋予团队成员和志愿者必要的权力和实实在在的责任。

在工作环境中营造快乐、轻松、幽默的氛围，对于团队成员和志愿者的贡献要给予充分地肯定，要创造机会让团队成员和志愿者庆祝自己的成功。

一名优秀的的活动项目经理需要具备以下的能力和技能：

建立并运用团队，并具备领导才能；成功地认定任务之所在，并保质保量按时完成任务；把项目计划与活动的战略、营销和艺术内容等计划整合在一起

按照行业标准来进行风险管理；能有效地运用财务控制、指标、和报告；制定活动的供应计划，管理合同；具有一定沟通技巧和语言表达能力

联络并管理众多的外部利益相关者，包括公共和私营的组织机构。

为管理高层和客户撰写管理进度报告，包括项目评估和项目总结，具备该活动以及相同领域中其它类似活动的知识

除了人员的优势组合之外，还有一种组合方式可以增加公司的软实力，活动策划，那就是选择性的专业外包。一个专业的预期效果的实现，甚至还可能为活动增色。那么我们要做的工作就是将这些专业的团队整合进我们的团队中，通过长期合作，让这些专业人士变成我们团队的一部分。从另一个角度来说，我们投资一百万，买一套设备，一年可能只用一次，而如果把这一百万包给专业的设备公司去做，一年可以用十次，这样又符合批量采购的原则，可以为公司节省很多预算成本，而且也解决了这些工作人员在活动中所涉及的保险问题。可以说，这是一个一举多得的团队管理策略。

当然，之所以说有选择的进行外包，也不是所有活动所需的设备都可以用这种租赁和外包的方式来完成，比如说一些主题活动中有特色的服装、复杂的舞台道具，这些都需要根据活动主题的要求来订做才能达到预期的表现效果。