活动策划执行人选场地必读攻略！（二）

8.与酒店确定搭建时间

活动搭建时间需与酒店具体协调，一般情况下，活动前一天会场如果没有活动，晚7点后便可进场搭建，如果有活动，要等前一场活动结束，撤场完毕后再进场搭建。具体搭建时间需要与酒店确认好，再告知搭建方，充分沟通协调好，才可保障搭建的顺利进行。



9.搭建押金

酒店都会在搭建进场前或者搭建当天收取搭建押金，大部分是收现金，有的也可以信用卡的预授权，一般在活动结束三日内可以到酒店前台凭借押金条领取。

 

10.搭建工作人员出入证的办理

确定好工作人员数量，进场人员都需要携带身份证及押金（一般为20元/证）来办理酒店的《出入证》。 

 

11.搭建前酒店重点区域的拍照留底 

有些酒店很注意搭建过程中的磕碰，会在活动结束后，宴会负责人到会场重点区域（门、门框、演讲台等）进行检查是否有磕碰、掉漆等，如有酒店方认定的新伤，会从搭建押金中扣除几百甚至数千元的赔偿金。为了不为之前的旧伤买单，搭建前一定要对会场重点区域进行拍照留底，有照片为证，以免造成不必要的扯皮及经济损失。



12.搭建前需对货梯通道位置进行确定

进场搭建前，确定货梯通道的位置十分重要。酒店电梯一般分客梯和货梯，而搭建场地所用的器材是不允许走客梯的。一般情况下货梯离活动场地都很近，便于运送货物，提前确认好货梯的位置，做好搭建部署，做到事半功倍, 提升工作效率。

 

13.需要酒店配合的部分提前整理逐条确认

一场优秀的活动离不开各方的配合，酒店的配合也是极为重要的，会场的摆放形式，纸笔水、幕布投影等提供，活动中需要酒店予以配合的各项事宜均需提前与酒店方沟通，对分工进行明确。例如，活动中有签约仪式、对话访谈，就需提前让酒店方准备签约桌椅、访谈沙发，诸如此类细节均需与酒店进行沟通确认。



以上只是活动策划执行人列举的几项与场地相关的常见问题，还有更多细微末节需要沟通协调的地方，在这里就不一一列举了。

 

这里只是想告诉大家，一场活动的顺利举行，前期需投入大量的人工，除了活动策划、视觉设计、物料采买等，更为重要的是与供应商、酒店方进行活动事宜的对接及确认，确保各项事宜、各个环节都可以按部就班地进行，以此保证活动前期准备工作的落实，为活动顺利进行打下坚实的基础。